Le Ministère de l’Agriculture, de la Pêche, des Ressources Animales et de la Souveraineté Alimentaire, opérationnalise et renforce les capacités des organes de gestion de plaintes dans le cadre de deux projets clés visant à promouvoir le développement agricole et à améliorer les conditions de vie en milieu rural.
Le Programme régional d’intégration des marchés agricoles (PRIMA) et le Projet d’appui au Mécanisme incitatif de financement agricole (ProMIFA), développés pour une durée de mise en œuvre de six (06) ans, s’inscrivent dans une démarche visant des objectifs similaires. Leur but est de renforcer les chaînes de valeur agricoles, d’améliorer l’accès aux marchés et aux services financiers pour les petits producteurs agricoles, les organisations professionnelles ainsi que pour les microentreprises dirigées par des jeunes et des femmes. Le PRIMA Togo et le ProMIFA, sont le fruit d’une bonne coopération entre le gouvernement togolais et le Fonds international de développement agricole (FIDA) pour un investissement conséquent dans l’agriculture en milieu rural.
Cependant, la diversité des acteurs impliqués, la variété des interventions, les défis financiers et sociaux pour l’implémentation de leurs activités peuvent engendrer des malentendus, des tensions, voire des conflits à l’échelle locale. Pour l’équité et la justice sociale puis conformément aux exigences du cadre de partenariat entre le gouvernement togolais et le Fonds international de développement agricole (FIDA), les projets doivent mettre en place un mécanisme clair, accessible et fiable pour prévenir, recevoir, traiter et résoudre les plaintes des personnes qui estiment avoir subi ou être susceptibles de subir un préjudice lié à l’exécution des activités.
Ce dispositif a pour objectif de promouvoir le règlement amiable des différends, d’accroître la transparence et de maintenir la cohésion sociale au sein des communautés concernées.
Un mécanisme commun PRIMA–ProMIFA basé sur la décentralisation
Dans ce cadre, un Mécanisme de gestion des plaintes (MGP) a été développé et validé par toutes les parties prenantes. Ce mécanisme s’appuie sur les comités déjà établis dans le cadre du projet Programme de résilience du système alimentaire en Afrique de l’Ouest (FSRP), permettant ainsi de tirer parti des résultats existants et d’éviter la redondance des structures.
Le MGP se fonde sur une architecture décentralisée constituée de comités de gestion des plaintes à cinq niveaux : cantonal, communal, préfectoral, régional et central. Sur le terrain, ces comités bénéficient du soutien des guides communautaires présents dans les villages, qui jouent un rôle clé en matière d’information, d’écoute et d’orientation des populations.
Cependant, l’efficacité de ce dispositif est directement liée à la capacité des membres des comités à maîtriser les procédures, utiliser de façon correcte les outils mis à leurs dispositions et assurer un traitement rapide, confidentiel et fiable des griefs.
Un diagnostic pour identifier les besoins réels
Une mission de diagnostic conjointe PRIMA–ProMIFA s’est déroulée du 24 au 30 novembre 2024 sur le terrain. Elle a permis de passer en revue le fonctionnement des Organes de gestion des plaintes (OGP) à chaque niveau et de faire ressortir plusieurs lacunes : insuffisances en compétences techniques pour le traitement des plaintes, faiblesse ou absence de certains outils de travail, dispositifs limités pour la remontée et la consolidation des informations.
Le diagnostic conclut à la nécessité d’un renforcement de capacités, aussi bien sur le plan technique que matériel, pour garantir l’accessibilité du mécanisme, la célérité dans les réponses, la confidentialité des informations et la traçabilité de toutes les étapes du processus.
Un programme de renforcement de capacités ciblé
Sur la base de ce constat, les deux projets ont élaboré des termes de référence pour une mission de renforcement de capacités techniques et matérielles des comités de gestion des plaintes.
L’objectif général est clair : rendre pleinement opérationnels les comités à tous les niveaux, afin d’assurer une gestion des plaintes efficace, transparente, participative et sécurisée.
De manière spécifique, cette initiative vise à : former les membres des comités de gestion des plaintes (CGP) sur les procédures du mécanisme, doter les organes de gestion des plaintes en matériels et outils adaptés à la collecte, au traitement, à l’enregistrement, au suivi et à l’archivage des plaintes, faciliter l’appropriation des documents de référence par les membres des comités, renforcer la coordination entre les niveaux de gestion des plaintes et les unités de gestion des projets PRIMA Togo et ProMIFA.
Formation, outils et coordination
Les activités ont été conduites dans un premier temps dans la zone d’intervention du PRIMA Togo, incluse dans celle du ProMIFA qui a ensuite fait le même travail avec le reste des comités à l’échelle nationale.
Les modules de formation ont couvert plusieurs volets : fonctionnement général du MGP, traitement des plaintes sensibles, notamment celles liées aux violences basées sur le genre, au harcèlement sexuel, aux abus et à l’exploitation sexuelle, utilisation des outils d’enregistrement, d’analyse, de réponse et d’archivage, usage des fiches pratiques (réception, suivi, accusé de réception, procès-verbal, etc.), rapportage et consolidation des données.
Ainsi les sessions de renforcement de capacités techniques et matérielles des organes de gestion des plaintes se sont déroulées du 15 au 20 décembre 2025 dans les chefs lieu des neuf préfectures des quatre corridors du PRIMA-Togo (Mango, Gando, Elavagnon, Notsé, Kara, Kétao, Anié, Tchamba, Tohoun). Elles ont réuni par préfecture, tous les membres de chaque comité. La méthodologie de travail s’est basée sur une alternance d’exposés théoriques, d’études de cas, de simulations et de jeux de rôles.
À l’issue des formations, chaque comité a reçu un kit complet comprenant notamment : des carnets d’enregistrement des plaintes et d’accusés de réception, des carnets de propositions de réponses et de procès-verbaux de résolution, des registres de résolution et d’archivage, un manuel de gestion des plaintes, ainsi que le matériel de base (stylos, crayons, gommes, chemises à rabat, enveloppes A3).
Il a été partagé aux participants de l’existence d’un dispositif de suivi et de supervision structuré pour garantir la continuité et la qualité du fonctionnement du Mécanisme de gestion des plaintes. Un rappel a été fait sur le dispositif de coordination avec la mise en place d’un calendrier de supervision trimestrielle par les unités de gestion des projets, l’intégration des comités dans une plateforme numérique (notamment via WhatsApp) pour un reporting harmonisé, la définition d’un mécanisme d’appui technique ponctuel, à distance ou sur site.
Une évaluation des acquis est réalisée à l’aide de questionnaires et d’échanges après chaque session de formation, afin de recueillir les recommandations des participants et d’ajuster le dispositif sur le long terme.
